ساختار کار وسرمایه انسانی در سازمان (دکتر  وحید نقشینه ارجمند)

 

ساختار کار وسرمایه انسانی در سازمان

دکتر  وحید نقشینه ارجمند

 

تغییر و حرکت سازمان نشأت گرفته از تعامل و ارتباط بین هفت بعد ساختار، استراتژی، سیستم‌ها، سبک ها، کارکنان، مهارت ها و ارزش های مشترک است. این واقعیت توسط گروه مک کنزی و در قالب چارچوب  S7  مطرح شد. هنگامی که سخن از سازمان به میان می آید، نخستین چیزی که به ذهن مخاطب خطور می‌کند ساختار و سازمان است که ساختار سازمان خود بیانگر نمودار سازمانی، میزان تمرکز، حیطه اختیارات، ارتباطات سازمانی، کنترل، مدیریت و… است. براساس دیدگاه سایر نظریه پردازان مدیریت، ساختار و استراتژی متأثر از یکدیگرند اما گروهی از نظریه پردازان نیز همچون فیلیپس، پیترز و واترمن با این دیدگاه نیز چندان موافق نبودند و چارچوب جدیدی برای نگرش و بررسی سازمان ارائه کردند که به نام مدل S 7  مک کنزی شهرت پیدا کرد.

سخت و نرم

به سه بعد ساختار، استراتژی و سیستم، ابعاد سخت سازمان و چهار بعد دیگر یعنی سبک ها، کارکنان، مهارت و ارزش های مشترک سازمان ابعاد نرم اطلاق می‌شود. دلیل انتخاب این واژه ها نیز این است که مفاهیم ابعاد سخت یعنی ساختار، سازمان و استراتژی عینی، ملموس، عملی وبه سادگی تعریف شدنی هستند و ابعاد سبک ها، کارکنان، مهارت و ارزش های مشترک غیرملموس، غیرعملی و به سختی قابل تعریف و توصیف شدنی است.

 S ۷

۱- ساختار: در طراحی سازمان و نحوه ارزیابی ساختار پرسش های زیر مطرح می‌شود. سازمان متمرکز است یا غیرمتمرکز؟ چه وظایفی به عنوان وظیفه اصلی سازمان تلقی می‌شود؟ آیا بین وظایف کلیدی سازمان تنشی وجود دارد؟ و در صورت وجود، این تنش چیست؟ آیا در سازمان گروه های غیررسمی وجود دارد؟ ساختار غیررسمی شامل ارتباطات بین مدیران، گروه ها و… چگونه است؟

۲-  استراتژی: استراتژی مشتمل بر الگو، سیاست، برنامه، اقدام، تصمیم و تخصیص منابع است و به سه سؤال کلیدی سازمان چیست؟ چه می کند؟ چرا چنین می کند؟ پاسخ می دهد عوامل کلیدی موفقیت، نحوه نگرش سازمان به محیط داخلی و خارجی، نقاط قوت و ضعف، فرصت ها و تهدیدها مواردی هستند که در طراحی استراتژی مورد توجه قرار می‌گیرد.

۳- سبک ها: سبک ها از دو جهت قابل بررسی است از بعد فرهنگ سازمانی که بیانگر ارزش ها و اعتقادات مسلط که جزو ویژگی های ماندگار زندگی سازمانی است و از بعد سبک مدیریت که بیانگر طرز تفکر مدیران و نحوه عمل آنها ونیز موضوعاتی که مدیر فکر و برنامه ریزی خود را بر روی آنها انجام می دهد است.

۴- سیستم‌ها: رویه ها و فرآیندهایی که در خصوص انجام وظایف و امور محوله در سازمان در حال پیاده سازی است و نیز سیستم‌های ارزشیابی و برنامه ریزی، سیستم‌ها و مکانیزم تشویق و تنبیه، سیستم تخصیص منابع مالی، ساز و کار بررسی و پیاده سازی نظام بودجه سیستم مدیریت منابع انسانی و…

۵- مهارت ها: بیانگر ویژگی های متمایز و اصلی سازمان و اینکه سازمان توانایی انجام چه کاری را بهتر از سایر سازمان‌ها دارا می باشد و نیز نحوه حفظ مزیت رقابتی شرکت نسبت به سایر رقبا.

۶-  کارکنان سازمان: کارکنانی که درحال فعالیت در سازمان هستند دارای چه مشخصه هایی از نظر تحصیلات، زمینه ها و تجربه های گذشته شغلی، نحوه و مکانیزم تشویق و تنبیه کارمندان سازمان، معیارها و ملاک های انتخاب و ارتقا در شغل، معیارها و فرهنگ سازمان.

۷-  ارزش های مشترک: ارزشها، ایده های اساسی و اعتقاداتی که سازمان به کارکنانش القا می کند.

ارتباط چارچوب  S7 

در فرایند تغییر بسیاری از سازمان‌ها بهSهای سخت توجه بیشتری می کنند اما در عمل Sهای نرم می‌تواند موجب فرایند تغییر شود.

کاربردهای  S7 

۱- الگویی مناسب برای عناصر مورد بررسی و مقایسه در سازمان است.

۲- ابزار مناسبی در تجسم جامع سازمان است.

۳-  ابزار ارزشمندی در آغاز فرایند تغییر و جهت دهی به آن است.

 

چارچوب ارزیابی آمادگی سازمان

در این چارچوب، آمادگی ابعاد مختلف سازمان برای پذیرش سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان مورد بررسی و سنجش قرار می گیرد. با توجه به اینکه در مدل مک کنزی تأکید عمده بر ابعاد انسانی و اجتماعی در سازمان‌ها است و نیز توجه به اینکه در پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان‌ها بیشتر مقاومت‌ها از سوی کارمندان صورت می گیرد، این مدل می‌تواند به خوبی توانایی و آمادگی ابعاد مختلف سازمان. برای ارزیابی هر یک از موارد مدل مک کنزی پرسش نامه های استاندارد طراحی و ارائه شده است تا با بررسی وضعیت سازمان و میزان آمادگی‌اش را در هر یک از ابعاد مورد سنجش قرار داد. در ذیل هر کدام از ابعاد مدل مک کنزی تشریح شده است:

 

استراتژی:

در بررسی بعد استراتژی سازمان سؤالات زیر مورد کنکاش قرار می گیرد: آیا مدیریت و سهامداران و ذی نفعان درک روشن و درستی نسبت به سیستم، توانمندی ها و امکانات آن دارند؟ آیا استراتژی سازمان مشخص و تدوین شده است؟ آیا اهداف سازمان مشخص است؟ آیا مدیران سازمان درک روشنی نسبت به پیاده سازی سیستم در سازمان مربوط دارند؟

 

کارکنان:

برخی از سؤالاتی که در این زمینه مطرح می‌شود عبارت است از تعداد کاربری که برای سیستم پیش بینی می‌شود؟ نحوه برخورد با نیروی اضافی؟

ساختار:

در بررسی ساختار موجود با نیازمندی ها و الزامات سیستم سؤالاتی به شرح زیر مطرح می‌شود: میزان انعطاف پذیری سازمان چقدر است؟ چه مقدار می‌توان در ساختار سازمان تغییراتی به وجود آورد؟

سبک مدیریتی:

سؤالاتی که در این زمینه مطرح می‌شود به شرح زیر است: آیا تاکنون تغییراتی در سازمان صورت گرفته است؟ سبک مدیریتی سازمان چگونه است؟ چه میزان انعطاف پذیری در سبک مدیریتی سازمان وجود دارد؟

 

سیستم:

سوالات این بخش عبارتند از؛ فرایندهای سازمان مدون، مکتوب و ساختار یافته است یا ساختار نایافته ؟ زیرساخت و فناوری‌های سازمان چگونه است و آیا انعطاف پذیری لازم را جهت پیاده سازی سیستم جدید دارد؟

مهارت ها:

جهت ارزیابی این  بخش پاسخ به سؤالات زیر راهگشا است: چه سبک مدیریتی در حال حاضر در سازمان وجود دارد؟ چه سبک مدیریتی فنی در حال پیاده سازی است؟

ارزش های مشترک:

جهت روشن شدن ارزش ها و هنجارهای گروه پاسخ به سؤالات زیر لازم است: چه فرهنگی به عنوان فرهنگ غالب در سازمان وجود دارد؟ فرهنگ مشارکت و همکاری درسازمان دارای جایگاهی است یا خیر؟ آیا اهداف سیستم جدید و فرهنگ و ارزش گروه ها هم راستا هستند؟

لازم به توضیح است که پس از بررسی های فوق نموداری عنکبوتی طراحی می‌شود که وضعیت آمادگی ابعاد مختلف سازمان را در مقایسه با یکدیگر نشان می دهد که وضعیت آمادگی هر یک از ابعاد این نمودار اصلی نیز در قالب نمودارهای تفکیکی قابل بررسی است که پس از بررسی این نمودارها مشکلات مورد شناسایی واقع شده و راه حل هایی نیز ارائه می‌شود.