هنگام عقد قرارداد به چه موضوعاتی بپردازیم
برخی از مهمترین موضوعات و ابعاد اصلی جهت مذاکره به منظور عقد قرارداد و توافقنامه های کاری به شرح زیر می باشد :
۱- طرفین مذاکره
۲ – موضوع
۳ – محل
۴ – مدت
۵ – تعهدات طرفین
۶ – روش اجرایی
۷ – تعاملات مالی
۸ – ممنوعیت ها
۹ – حل اختلاف
۱۰ – حوادث و شرایط خاص
۱۱ – شرایط فسخ
۱۲ – تضامین
در نظر داشته باشید از آنجا که ممکن است فرایند تنظیم قرارداد طی چندین جلسه صورت پذیرد لذا حتما باید بعد از هر جلسه سایر موارد مطروحه و مصوبات جلسه در قالب صورتجلسه ثبت و امضا گردد.
صورتجلسه: به نوشته‌ای گفته میشود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسه های رسمی است. به طور معمول صورتجلسه‌ها شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، حاضرین و غایبین، و مصوبات و مذاکرات جلسه است.
برای نوشتن دقیق مصوبات میتوان از الگوی ۵W-H استفاده کرد. پنج پرسش اساسی شامل موارد زیر است:
- شرح دقیق چیستی موضوع مصوبه (What)
- دلایل و ضرورت مصوبه (Why)
- شرح محل اجرای مصوبه (Where)
- ذکر زمان دقیق و مهلت انجام مصوبه (When)
- ذکر مسئول اجرای مصوبه (Who)
- ذکر دقیق فرآیند انجام مصوبه (How)
با توجه به اینکه قراردادها الزام آور و تعهد آور بوده و جلسات مذاکره جهت عقد قرارداد باید عاری از هرگونه ملاحظات غیر ضروری و تعارفات باشد لذا برخی جملات و سوالات کلیدی که میتوان هنگام مذاکره جهت عقد قرارداد و به منظور تنویر و شفافسازی بیشتر از آنها استفاده کرد عبارتند از :
- اگر اشتباه میکنم حرفم را اصلاح کنید…
- چرا فکر میکنید پیشنهاد شما منطقی است؟
- خواسته شما را کاملاً میفهمم. اما نمیفهمم «چرا» چنین خواسته ای دارید…
- تعریف شما از «منصفانه» چیست؟
- میشود منافع ما و شما را در این طرحی که مطرح کرده اید، بیان کنید؟
- امکان دارد به زبان ساده تری پیشنهاد خودتان را مطرح کنید؟
- اگر من این خواسته شما را نپذیرم، چه تبعاتی برای من دارد؟
- اعتماد، بحث دیگری است… اینجا صحبت از اصول است…